Entlassrezept: Retax trotz falscher Kennzeichnung?
Aus einer Apotheke erreichte uns folgende Anfrage:
Wir haben vor einer ganzen Weile ein (Papier-)Rezept erhalten, auf dem Trazodon 100 mg N1 sowie Naltrexon 50 mg N2 verordnet waren. Das Rezept war nicht mit dem Balken „Entlassmanagement“ gekennzeichnet und trug auch im Statusfeld nicht die Nummer „4“. Lediglich die BSNR begann mit den Ziffern „75“.
Da der Balken „Entlassmanagement“ fehlte, haben wir das Rezept nicht als Entlassrezept erkannt und es erst nach der 3-Tages-Frist beliefert.
Später folgte eine Retax aufgrund einer Fristüberschreitung. Ist das korrekt?
Fehlerhafte Rezeptausstellung führt zu Retaxation
Bei Entlassrezepten müssen Apotheken die verkürzte Einlösefrist von drei Werktagen inklusive Ausstellungstag berücksichtigen. Wird diese überschritten, führt dies in der Regel zu einer Retaxation – hier gilt auch nicht der Retaxausschluss gemäß SGB V bei einer Fristüberschreitung von bis zu drei Tagen.
Erkennt die Apotheke ein Entlassrezept aufgrund fehlerhafter Ausstellung nicht als solches an und beliefert es nach der Drei-Tages-Frist, droht eine Retaxation.
Die Erfahrung zeigt jedoch, dass häufig fehlerhafte Rezepte in die Apotheke gelangen und im Falle von Entlassrezepten nicht alle Merkmale tragen, die sie eindeutig als Entlassrezept kennzeichnen. So auch im oben geschilderten Fall.
Zur Erinnerung: Was ist das Entlassrezept?
Entlassrezepte bzw. das Entlassmanagement wurde 2018 eingeführt. Es soll die Versorgung mit Arzneimitteln zwischen Entlassung aus dem stationären Aufenthalt und der eventuell notwendigen weiteren Versorgung durch den Hausarzt sicherstellen.
Optisch ist das Entlassrezept mit einem gewöhnlichen GKV-Rezept (Muster 16) zu vergleichen. Der größte visuelle Unterschied zum gewöhnlichen Muster-16-Rezept besteht in einem rosa Querbalken im Personalienfeld oben links. Bei T- und BtM-Rezepten werden jedoch deren normale Formulare verwendet, weshalb auch auf die weiteren Erkennungsmerkmale geachtet werden muss.
Ungeachtet des verordneten Artikels ist jedes Entlassrezept mit einer Betriebsstättennummer (BSNR) zu kennzeichnen, die mit „75“ beginnt. Die Betriebsstättennummer im Personalienfeld muss mit der im Stempel unten rechts übereinstimmen.
Somit muss also auch ein separater Stempel für Entlassrezepte verwendet werden. Als Arztnummer ist „4444444“ plus den zweistelligen Fachgruppencode angegeben, beispielsweise „444444400“. Im Statusfeld des Patienten ist die Ziffer „4“ eingetragen.
Ein Entlassrezept ist drei Werktage inklusive dem Ausstellungsdatum gültig. Werktage sind alle Tage von Montag bis einschließlich Samstag. Sonn- und Feiertage werden für die Gültigkeitsdauer nicht eingerechnet. Wenn also ein Rezept an einem Samstag ausgestellt wurde, ist es am Samstag, Sonntag, Montag und Dienstag gültig. Das gilt auch für T- und BtM-Rezepte, deren Gültigkeit sonst länger ist.
Entlassrezept: Vorgaben laut Rahmenvertrag beachten
Für Apotheken gelten weiterhin die in Anlage 8 des Rahmenvertrags vereinbarten Vorgaben. In den §§ 1 und 2 werden die Merkmale einer ordnungsgemäß ausgestellten Entlassverordnung folgendermaßen definiert:
- Die Verordnung erfolgt auf einem Muster-16-Rezept mit der Kennzeichnung „Entlassmanagement“.
- Die Ziffer „4“ ist am Ende des Statusfeldes eingetragen.
- Die BSNR in der Codierleiste und im Personalienfeld stimmen überein und beginnen mit den Ziffern „75“.
- Eine Krankenhausarztnummer ist angegeben.
In dem vorliegenden Fall fehlten zwei von drei Merkmalen für ein Entlassrezept – die Krankenhausarztnummer kann von der Apotheke nicht überprüft werden. Daher war für die Apotheke nicht eindeutig erkennbar, dass es sich bei der Verordnung um ein Entlassrezept handelte. Aus diesem Grund sollte die Apotheke gegen die Retaxation Einspruch einlegen.
Entlassrezept als E-Rezept genau überprüfen
Auch Entlassrezepte können mittlerweile elektronisch ausgestellt werden. Hierbei entfällt jedoch die Kennzeichnung durch den auffälligen Querbalken. Apotheken sollten daher überprüfen, wie eine als E-Rezept ausgestellte Entlassverordnung durch die EDV dargestellt wird und wo die genannten Merkmale für Entlassrezepte in der EDV abgerufen werden können.
Neues Standortkennzeichen statt BSNR
Seit Jahresbeginn stiftet zusätzlich das neue Standortkennzeichen Verwirrung, das Krankenhäuser anstelle der BSNR angeben müssen. Dieses Kennzeichen beginnt mit den Ziffern „77“. Reha-Einrichtungen verwenden noch die BSNR beginnend mit „75“.
Laut der aktuell (noch) für Apotheken geltenden Anlage 8 des Rahmenvertrags lässt sich keine Prüfpflicht für das neue Standortkennzeichen ableiten. Dort wird weiterhin nur die BSNR mit den Ziffern „75“ genannt.
Mittlerweile haben zumindest einige Krankenkassen – beispielsweise die Primärkassen in NRW (vorerst bis Ende März 2024) – eine Friedenspflicht bei Entlassrezepten bezüglich Standortkennzeichen/BSNR vereinbart. Allerdings gilt dies derzeit noch nicht für alle Krankenkassen.
Sollten Krankenkassen diesbezüglich keinen Retaxverzicht aussprechen, ist eine Abrechnung als Privatrezept empfehlenswert, wenn das Standortkennzeichen auf einem Entlassrezept mit „77“ beginnt.