Wie lange nochmal?: Aufbewahrungsfristen für Apothekendokumente

Der Grundsatz in der ApBetrO lautet, dass alle Aufzeichnungen und Nachweise vollständig und mindestens bis ein Jahr nach Ablauf des Verfalldatums, jedoch nicht weniger als fünf Jahre lang, aufzubewahren sind.

Auch Lieferscheine mit der Chargenbezeichnung der jeweiligen Arzneimittel bei Lieferung von einer Apotheke an andere Apotheken oder dem Bezug von anderen Apotheken nach §17 ApBetrO (z. B. Einkaufsgemeinschaften, Haupt-und Filialapotheke, kollegiale Hilfe) sind über fünf Jahre zu dokumentieren. 

Nicht vergessen werden sollte auch, dass Nachweise zu Sonderanfertigungen bei Medizinprodukten, also zum Beispiel bei Kompressionsstrümpfen, ebenfalls aufbewahrt und fünf Jahre dokumentiert werden müssen.

Alles, was mit Betäubungsmitteln zu tun hat, muss nur drei Jahre dokumentiert werden, also BtM- Rezepte, Lieferscheine und die Nachweise über die monatliche Überprüfung des Apothekenleiters des Bestandes bzw. der BtM-Bewegungen. 

Auch Patientenkarteien der Substitutionsmitteleinnahme sind nach § 13 Abs. 1 BtMVV drei Jahre von der letzten Eintragung an gerechnet zu dokumentieren.

Verbleibsnachweise nach dem Transfusionsgesetz und ApBetrO § 17 Abs. 6a für Blutzubereitungen, menschliches Gewebe und gentechnisch hergestellte Plasmaproteine müssen mindestens 30 Jahre nach der letzten Eintragung aufbewahrt werden, bei längerer Aufbewahrung sind diese zu anonymisieren. Der Grund für diese enorm lange Aufbewahrungsfrist liegt darin, dass durch Blut schwere Erkrankungen übertragen werden können, die erst in vielen Jahren ausbrechen oder vielleicht heute noch nicht einmal bekannt sind, in zehn bis dreißig Jahren aber schon.

In der Apotheke gibt es weitere, zahlreiche Dokumentationspflichten, die sich nicht aus der ApBetrO ergeben. Sollte ein Apotheke steuerbefreiten Alkohol zur Arzneimittel-Herstellung beziehen, muss ein Alkoholverwendungsbuch geführt und die Bezüge und die Verwendung nach Steuerrecht dokumentiert und 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Für das Medizinprodukte-Bestandsverzeichnis gibt es keine Aufbewahrungsfristen, es muss allerdings nach § 13 MPBetreibV stets auf aktuellem Stand gehalten werden. Das Medizinproduktebuch dagegen muss nach Außerbetriebnahme des entsprechenden Medizinproduktes noch 5 Jahre aufbewahrt werden.

Im Bereich der Gefahrstoffe muss das Gefahrstoff-Abgabebuch ebenfalls fünf Jahre lang aufbewahrt werden. Das Gefahrstoff-Verzeichnis ist gemäß § 6 Abs.10 GefStoffV unbegrenzt aufzubewahren und erforderlichenfalls zu aktualisieren, wenn es maßgebliche Veränderungen erforderlich machen. 

Betriebsanweisungen für den Umgang mit Gefahrstoffen sind nach § 14 Abs. 1 und 2 GefStoffV arbeitsbereichs-, stoff- und gefährdungsbezogen auf dem aktuellen Stand zu halten und bei maßgeblichen Veränderungen, die Gefährdungsbeurteilung berücksichtigend, zu aktualisieren. Einige Apothekerkammern empfehlen eine Aufbewahrung dieser Betriebsanweisungen über 3 Jahre, vorgeschrieben ist das allerdings nicht. 

In der Apotheke ist nach § 14 Abs. 3 GefStoffV ein stets aktualisiertes Verzeichnis der Beschäftigten zu führen, die mit krebserzeugenden (C), erbgutschädigenden (M) oder fruchtschädigenden (R) Gefahrstoffen (CMR-Stoffe) arbeiten. Das Verzeichnis ist bis 40 Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren bzw. bei Ende des Arbeitsverhältnisses sind dem Mitarbeiter die ihn betreffenden Daten auszuhändigen.

Nach Steuerrecht ist alles Buchhalterische, wie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Inventarlisten, Buchungsbelege und Handelsbücher 10 Jahre aufzubewahren, Lohnkonten und die dazugehörigen Belege 6 Jahre. 

Weitere Dokumentationspflichten, an die man in der Apotheke vielleicht nicht direkt denkt aber die dennoch wichtig sind, finden Sie in unsere Tabelle am Ende des Artikels.

Und was passiert mit den Unterlagen, wenn die Apotheke schließt? Wenn die Apotheke an einen Nachfolger übergeht, gehen auch die Dokumentationspflichten an den Nachfolger über. Aber auch wenn eine Apotheke für immer geschlossen wird, müssen die Unterlagen aufgehoben werden und dürfen nicht einfach vernichtet werden. Geht ein Apotheker in Rente und findet keinen Nachfolger, so bleibt die Verpflichtung der Dokumentation in seinen Händen. Sprich: er muss alles mit nach Hause nehmen. Wenn er stirbt, geht diese Pflicht auf die Erben über. 

Einige Apothekenkammern bieten auch eine kostenpflichtige Lagerung der Dokumente an.