Vorsicht bei Mitarbeiter-Rabatt in der Apotheke
Apothekenmitarbeiter können in vielen Apotheken Kosmetikartikel, Vitaminpräparate oder OTC-Produkte vergünstigt erwerben – teils sogar zum Einkaufspreis (zuzüglich Umsatzsteuer). Für solche sogenannten Belegschaftsrabatte gibt es dabei einen jährlichen Freibetrag von 1.080 Euro pro Mitarbeiter.
Das bedeutet: Ein verbilligter oder unentgeltlicher Warenbezug bleibt bis zu dieser Höhe lohnsteuer- und sozialabgabenfrei. Der Rabattfreibetrag gilt nur für Waren oder Dienstleistungen, die das Unternehmen herstellt, vertreibt oder erbringt sowie am Markt verkauft. Besonderheiten ergeben sich allerdings bei der Berechnung der maßgebenden „Verbilligung“.
Ob ein steuer- und sozialabgabenpflichtiger geldwerter Vorteil vorliegt, bestimmt sich nämlich nach dem maßgeblichen Ladenverkaufspreis, weil dieser auch anderswo bezahlt werden müsste. Maßgebender Vergleichswert ist zunächst der Preis, zu dem die Produkte in der Apotheke üblicherweise an Endkunden abgegeben werden. Dieser Wert wird mit 96% angesetzt (4% Bewertungsabschlag).
Beispiel:
Apothekerin Claudia Mustermann gewährt ihrer PTA Michaela Musterfrau einen 50%igen Nachlass auf den Verkaufspreis von OTC-Produkten. Ihre PTA kaufte im Jahr 2018 Produkte für insgesamt 1.750 Euro (regulärer Preis). Der geldwerte Vorteil liegt hier unterhalb des Rabattfreibetrags (siehe Berechnung unten) und bleibt daher lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.
Musterberechnung geldwerter Vorteil
Wert des Mitarbeitereinkaufs (brutto) 1.750 €
abzgl. Bewertungsabschlag 4% 70 €
maßgebender Warenwert 1.680 €
abzgl. gezahlter Mitarbeiterkaufpreis 875 €
geldwerter Vorteil / Verbilligung 805 €
Wird der Jahresfreibetrag jedoch überschritten, sind Abgaben auf den übersteigenden Betrag zu entrichten (nur auf den übersteigenden Betrag). Um die steuerlichen Pflichten nicht aus den Augen zu verlieren, sollten auch Apothekenmitarbeiter regelmäßig den aktuellen Stand des Freibetragsverbrauchs überprüfen.
Arbeitgeber sind ohnehin verpflichtet, Belegschaftsrabatte gesondert im Lohnkonto aufzuzeichnen und auch als solche kenntlich zu machen. In manchen Mitarbeiterkonten von Apothekensoftware wird dies bereits fortlaufend angezeigt.
Barlohnumwandlung
Wenn PTA oder andere Apothekenangestellte regelmäßig über dem Rabattfreibetrag in der Apotheke einkaufen, macht es vielleicht Sinn, einen Teil des Gehalts in geldwerte Vorteile umzuwandeln. Diese Gehaltsbestandteile fallen nämlich nicht unter die Freibetragsregelung. Das muss allerdings im Arbeitsvertrag genau geregelt werden.