Mitarbeiterrabatt in der Apotheke: Was ist zu beachten?

Durch einen Personalrabatt entsteht aus steuerlicher Sicht ein sogenannter geldwerter Vorteil – übersetzt: eine Vergünstigung, die im Zusammenhang mit der geleisteten Arbeit steht und damit wie eine Vergütung, sprich „Gehalt“ zu betrachten ist. Gehalt und Gehaltsbestandteile müssen grundsätzlich versteuert werden und es sind Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten. 

Für den geldwerten Vorteil, der durch einen Personalrabatt entsteht, gibt es aber Grenzen, innerhalb derer die Zusatzleistung steuerfrei gewährt werden kann. In § 3 Nr. 38 Einkommenssteuergesetz (EstG) ist für zusätzlich zum Lohn geschuldete Sachleistungen eine Obergrenze von 1.080 Euro festgehalten. Bewegt sich der Vorteil unterhalb beziehungsweise höchstens bis zu dieser Grenze, fallen keine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an. 

Neben der Einhaltung dieser Grenze ist es erforderlich, dass es sich um eine zusätzlich zum Gehalt gezahlte Leistung handelt. Es wäre also steuerlich nicht zulässig, z. B. die Vergütung für geleistete Überstunden in Form von Warengeschenken zu zahlen. Oder mit einer Mitarbeiterin zu vereinbaren, dass sie zwar nicht an der Erhöhung des Gehaltstarifvertrags teilnimmt, dafür aber Kosmetikprodukte mit 50 % Rabatt erwerben darf.

Es kommt auch auf die Art der Produkte an: Es dürfen nur Waren oder Dienstleistungen sein, die auch allen anderen Kunden angeboten werden. Dieser Punkt dürfte im Apothekenbereich aber unproblematisch sein. Relevant ist die Höhe des gewährten Vorteils. 

Hier kommt es nämlich nicht auf den Wert der Waren und Produkte an, die die Mitarbeitenden in der Apotheke erwerben, sondern auf den Betrag, der eingespart wird. Die Berechnung ist aufwändig, weil das Lohn- oder Steuerbüro hier verschiedene Aspekte zu berücksichtigen hat. 

Angesetzt wird zunächst der übliche Abgabepreis, von dem 4 % als sogenannter Bewertungsabschlag abgezogen werden. Die Differenz zwischen diesem Wert und dem Preis, zu dem die Mitarbeitenden einkaufen, darf aufaddiert im Kalenderjahr den Betrag von 1.080 Euro nicht übersteigen. 

Die vergünstigten Einkäufe müssen dokumentiert werden, damit am Jahresende gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen werden kann, ob und in welcher Höhe ein zu versteuernder geldwerter Vorteil entstanden ist. Werden über den steuerfreien Betrag hinaus Einkaufsvorteile gewährt, ist der übersteigende Anteil genauso wie Gehalt steuer- und sozialversicherungspflichtig. 

Wer also beispielsweise nur zum Eigenbedarf Kosmetika aus der Apotheke bezieht, dürfte sich in aller Regel innerhalb der steuerfreien Grenzen bewegen. Wer für seine (Groß-) -einkauft, sprengt eventuell den steuerlichen Rahmen.

In Apotheken gibt es im Vergleich zu anderen Einzelhändlern allerdings Besonderheiten zu beachten. So dürfen auf verschreibungspflichtige Medikamente keine Rabatte gewährt werden. Das ergibt sich aus der Arzneimittelpreisverordnung (AMPreisV) und dem Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V). 

Selbstverständlich dürfen verschreibungspflichtige Arzneimittel nicht nur bei Kunden, sondern auch bei Mitarbeitenden nur abgegeben werden, wenn eine ärztliche Verordnung vorliegt. 

Die Abgabe verschreibungspflichtiger Arzneimittel ohne Rezept – auch an pharmazeutisches Personal – kann sowohl eine Straftat sein als auch einen Verstoß gegen wettbewerbsrechtliche Regelungen darstellen.

Wer in eine neue Apotheke wechselt, sollte sich informieren, wie man es dort mit Personalrabatten handhabt. Denn: Es gibt keine allgemein üblichen Regelungen, sondern jede Apotheke hat ihre eigenen Regelungen. 

In den Arbeitsverträgen, die bei ADEXA in der Rechtsabteilung zur Prüfung vorgelegt werden, finden sich keine Vereinbarungen zu Einkaufsvorteilen, obwohl diese in den meisten Apotheken üblich sind. Das spricht dafür, dass diese Regelungen mündlich oder stillschweigend getroffen werden. 

Ob man gleich bei Abschluss des Arbeitsvertrags anspricht, wie Einkaufsrabatte in der Apotheke gehandhabt werden, muss jeder für sich entscheiden. Für Mitarbeitende, die einen höheren Bedarf an nicht verschreibungspflichtigen Apothekenprodukten haben, mag ein großzügiger Personalrabatt ein Argument sein, gerade mit dieser Apotheke einen Arbeitsvertrag abzuschließen. 

Man sollte sich aber darüber im Klaren sein, dass die tatsächliche Gegenleistung der Apotheke für die erbrachte Arbeit das gezahlte Gehalt ist. Das ist der Punkt des Arbeitsvertrags, der gut verhandelt und formuliert sein will – der Mitarbeiterrabatt bleibt immer nur eine Zusatzleistung.

Die Zusagen der Apothekenleitung unterliegen auch dann bestimmten arbeitsrechtlichen Regeln, wenn sie nur mündlich getroffen werden. So muss auch hier der allgemeine Gleichbehandlungsgrundsatz eingehalten werden. 

Das bedeutet, dass die Mitarbeitenden nicht ohne rechtfertigenden Grund ungleich behandelt werden dürfen. Es wäre also nicht zulässig, die Vergünstigungen nur einzelnen Mitarbeitenden zu gewähren, es sei denn, es gibt hierfür einen nachvollziehbaren Grund. 

Ebenso kann dieser Vorteil auch nicht ohne Begründung oder gar aus Verärgerung über ein bestimmtes Verhalten wieder entzogen werden. 

Die Apothekenleitung kann sich allerdings vorbehalten, diese Zusatzleistung freiwillig zu erbringen. In diesem Fall hätte sie die Möglichkeit, die Leistung für die Zukunft einzustellen.

Mitarbeiterrabatte können gewährt werden, wenn ein Bezug zum Arbeitsverhältnis besteht. Also auch dann, wenn Angestellte erkrankt sind oder sich in Mutterschutz oder Elternzeit befinden. 

Ebenso ist die Grenze von 1.080 Euro nicht an die Höhe des Gehalts gekoppelt und kann auch Teilzeitbeschäftigten oder geringfügig Beschäftigten gewährt werden. 

Kreative Apothekenleitungen können gemeinsam mit ihrem Steuerbüro Ideen entwickeln, die den Mitarbeitenden zugutekommen und gleichzeitig auch für die Arbeitgebenden attraktiv sind, weil keine zusätzlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Beide Seiten profitieren zum Beispiel auch von Berufskleidung, die die Apotheke stellt und reinigt. Der Vorteil für die Apotheke liegt auf der Hand: Ein professioneller, einheitlicher Auftritt ist gewährleistet. Die Reinigung durch Fachbetriebe garantiert, dass keine vergilbten Kragen oder leicht verfärbte Kittel eingesetzt werden. Die Mitarbeitenden müssen sich zwar in Bezug auf die Optik dem Konzept der Apotheke beugen, sparen aber Geld und Zeit für die Kleidung.

Auch Geschenke der Apothekenleitung zum Geburtstag oder zu Jubiläen sind in bestimmten Grenzen steuerfrei möglich und können die Betriebstreue fördern.

Viele Apothekenangestellte sind irgendwann frustriert, wenn sie an ihrem Arbeitsplatz keine Entwicklungsmöglichkeiten haben. Hier können sich Apotheken hervortun, die aktiv die berufliche Weiterentwicklung ihrer Angestellten fördern. 

Zum Beispiel kann jedem Mitarbeitenden pro Kalenderjahr ein bestimmtes Budget für Fortbildungen angeboten werden, über dessen Verwendung die Angestellten entscheiden. Bei einem größeren Filialverbund kommt vielleicht sogar ein eigenes Fortbildungsprogramm in Betracht. Auch können einzelne Personen, die eine Fort- oder Weiterbildung anstreben, individuell gefördert werden.