Korrekturen bei ärztlichen Verordnungen: Wann dürfen Apotheken E-Rezepte ergänzen?
Bereits beim Ausstellen der E-Rezepte in der Arztpraxis sorgt die jeweilige Software dafür, dass gewisse Vorgaben erfüllt sind, damit die Patienten eine möglichst korrekte Verordnung an die Apotheke leiten können. Doch auch im E-Rezept-Zeitalter werden fehlerhafte Verordnungen im Umlauf sein. So kommt es nach wie vor auf die Apothekenmitarbeiter an, diese zu finden und nach Rücksprache mit der Arztpraxis zu korrigieren.
In der Technischen Anlage 7 zur Arzneimittelabrechnungsvereinbarung (gemäß § 300 Absatz 3 SGB) zwischen dem Deutschen Apothekerverband und dem GKV-Spitzenverband wurden unter anderem die Fälle vereinbart, in denen eine nachträgliche Rezeptänderung durch die Apotheke zulässig ist. Nicht dazu gehört die Prüfung bzw. Aktualisierung der Stammdaten der Versicherten. Hierzu zählen: persönliche Daten der versicherten Person (Name, Geburtsdatum, Adresse, Geschlecht), Informationen zur Krankenversicherung sowie Angaben zum Versicherungsschutz und zur Kostenerstattung. Sollte Patienten mit einem E-Rezept erst in der Apotheke auffallen, dass sich ihre Wohnadresse, die Krankenkasse oder der Zuzahlungsstatus geändert hat, dürfen Apotheken diese Angaben nicht verändern.
Stammdaten der Versicherten über Krankenkasse prüfen
Das sogenannte Versichertenstammdatenmanagement (VSDM) ist explizit für Vertragsärzte und -psychotherapeuten vorgesehen. Diese müssen bei jedem ersten Patientenkontakt im Quartal überprüfen, ob alle Angaben noch aktuell sind, und dies gegenüber ihrer Kassenärztlichen Vereinigung mit den Abrechnungsunterlagen nachweisen. Mit dem VSDM können die Praxen zudem elektronisch prüfen, ob die elektronische Gesundheitskarte (eGK) gültig ist. Versicherte müssen aber eine Adressänderung nicht der Praxis, sondern stets ihrer jeweiligen Krankenkasse mitteilen. Beim nächsten Besuch in der Praxis wird die neue Adresse auf die eGK geschrieben und in die Patientendatei übertragen.
12 Fälle, in denen Apotheken E-Rezepte korrigieren dürfen
Ärzte sollen E-Rezepte nur aus einem formell korrekten Datensatz genieren. Fehlen Angaben oder führen diese zu unklaren Verordnungen, sollen die Praxisverwaltungssysteme dies entsprechend signalisieren. Wurde das E-Rezept in der Praxis schließlich per qualifizierter elektronischer Signatur (QES) freigegeben, können keine nachträglichen Änderungen mehr an der Verordnung vorgenommen werden.
Apotheken können fehlerhafte Verordnungen jedoch gemäß Rahmenvertrag über die Arzneimittelversorgung im Abgabedatensatz korrigieren. In der Technischen Anlage 7 zur Arzneimittelabrechnungsvereinbarung findet man zwölf Schlüssel beziehungsweise Fälle, in denen das möglich ist:
- Abweichung von der Verordnung bzgl. der Darreichungsform bei Fertigarzneimitteln
- Korrektur / Ergänzung der Darreichungsform bei Rezepturen
- Korrektur / Ergänzung der Gebrauchsanweisung bei Rezepturen
- Korrektur / Ergänzung der Dosierungsanweisung
- Ergänzung eines fehlenden Hinweises auf einen Medikationsplan, der das verschriebene Arzneimittel umfasst, oder auf eine schriftliche Dosierungsanweisung
- Abweichung von der Verordnung bzgl. der Bezeichnung des Fertigarzneimittels
- Abweichung von der Verordnung bzgl. der Bezeichnung des Wirkstoffs bei einer Wirkstoffverordnung
- Abweichung von der Verordnung bzgl. der Stärke eines Fertigarzneimittels oder Wirkstoffs
- Abweichung von der Verordnung bzgl. der Zusammensetzung von Rezepturen nach Art und Menge
- Abweichung von der Verordnung bzgl. der abzugebenden Menge
- Abweichung von der Verordnung bzgl. der abzugebenden Rezepturmenge auf eine Reichdauer bis zu sieben Tagen bei Entlassverordnungen
- Freitextliche Dokumentation der Änderung, wenn keiner der anderen Schlüssel / Fälle vorliegt
Auch bei E-Rezepten wird es den Apotheken gemäß des Schlüssels 12 „freitextliche Dokumentation der Änderung“ möglich gemacht, der Krankenkasse ergänzende Informationen für die Abrechnung zu geben, wie sie heute handschriftlich auf dem Papierrezept vermerkt werden.
Unmittelbare Änderungen können PTA anpassen
PTA können die unmittelbaren Korrekturen, Ergänzungen oder Abweichungen an einer Verordnung vornehmen. Der in der Apotheke generierte Abgabedatensatz muss dann mit einem elektronischen Heilberufsausweis (HBA) signiert werden. Bei unveränderten E-Rezepten reicht das automatische Abzeichnen durch die elektronische Institutionskarte (SMC-B) aus.
Der Abgabedatensatz der Apotheke wird auf dem E-Rezept-Server gespeichert. Zusammen mit den Rezeptdaten (ausgestellt in der Arztpraxis) sowie dem Quittungsdatensatz der Gematik ergeben sich die abrechnungsrelevanten Daten.