Rezepturen digital dokumentieren: So klappt’s
Laut Apothekenbetriebsordnung müssen Apotheken bei jeder Rezepturherstellung drei Dokumente erstellen, die von einem Apotheker freigegeben werden müssen. Vor der eigentlichen Herstellung ist jede Rezeptur auf ihre Plausibilität zu überprüfen, zudem muss das Arzneimittel nach einer vorher erstellten schriftlichen Herstellungsanweisung hergestellt werden.
Während der Herstellung ist der Herstellungsgang einer Rezeptur durch das Ausfüllen eines Herstellungsprotokolls zu dokumentieren. Diese gesetzlich vorgeschriebene Dokumentation ist relativ aufwendig und verbraucht viel Papier. Eine digitale Dokumentation ist meistens deutlich schneller und weniger fehleranfällig.
Rezepturen digitalisieren – Automatisierung spart Zeit
Wurde in der Apotheke bereits eine Zubereitung mit gleicher Zusammensetzung hergestellt und digital dokumentiert, dann erkennt das Programm dies bei der Eingabe der Rezeptur-Daten automatisch. Eine Überprüfung der Plausibilität muss dann nicht mehr erfolgen und es kann sich auf eine bereits durchgeführte Prüfung bezogen werden.
Gut zu wissen: Wie lange gilt eine einmal durchgeführte Plausibilitätsprüfung?
Arzneimittel müssen stets nach dem aktuellen Stand von Wissenschaft und Technik hergestellt werden. Daher muss auch die Plausibilität gespeicherter Rezepturen von Zeit zu Zeit erneut überprüft werden.
Ein konkreter Zeitraum ist dafür allerdings nicht vorgeschrieben. Empfohlen wird dazu ein Abstand von ein bis zwei Jahren. Laborprogramme enthalten meist zweimal im Jahr ein Datenupdate, die Datengrundlage zur Plausibilitätsprüfung ist daher stets auf dem neuesten Stand.
Auch auf eine Herstellungsanweisung kann bei einer bereits vorausgegangenen identischen Herstellung zurückgegriffen werden. Beide Dokumente, also die Plausibilitätsprüfung und die Herstellungsanweisung für die neue Rezeptur, stehen bei einer Wiederholungsrezeptur unmittelbar zur Verfügung.
Eine große Erleichterung bei der digitalen Dokumentation ist auch die Suchfunktion: Bereits gespeicherte Rezepturen können nach unterschiedlichen Kriterien ausgewählt werden. Wird eine Rezeptur aufgrund einer ärztlichen Verordnung erstellt, muss auch der Patientenname erfasst werden. Bei Stammkunden kann nun anhand der Eingabe des Namens herausgefunden werden, welche Zubereitung ein bestimmter Patient zuletzt erhalten hat.
Bei einer handschriftlichen Dokumentation ist das meist nicht so leicht möglich, da die entsprechenden Dokumente erst aus Ordnern herausgesucht werden müssen.
Rezeptur: Weniger Übertragungsfehler bei digitaler Dokumentation
Grundsätzlich besteht bei handschriftlicher Dokumentation die Gefahr von Übertragungsfehlern. Werden Daten aus der Plausibilitätsprüfung und der Herstellungsanweisung ins Protokoll der Herstellung geschrieben, kann es auch bei hoher Konzentration immer mal zu Fehlern kommen.
Bei der digitalen Dokumentation können die Daten dagegen in alle benötigten Protokolle übernommen werden und entsprechende Fehler kommen nicht vor. Dies gilt beispielsweise auch für die Prüfnummern aus der Ausgangsstoffprüfung und mögliche Einwaagekorrekturfaktoren.
Auf Vorschriften aus dem DAC/NRF und der Ziegler Rezepturbibliothek zurückgreifen
Sofern die Apotheke ein gültiges DAC/NRF-Abonnement besitzt, können meist auch Rezepturvorschriften aus dem DAC/NRF in das Laborprogramm integriert werden. Alle Informationen aus der jeweiligen Rezepturvorschrift können in der Dokumentation verwendet werden, angepasst werden müssen lediglich die Angaben zur herzustellenden Menge und zum Patienten.
Sinnvoll ist auch eine Verbindung mit der Ziegler Rezepturbibliothek (ZRB): Darin sind zahlreiche geprüfte Standardrezepturen mit zeitgemäßen Dermatika-Grundlagen und Fertigarzneimitteln zu finden.
Bei allen Rezepturvorschlägen, also aus dem DAC/NRF und aus der Ziegler Rezepturbibliothek, ist die galenische Plausibilität bereits überprüft und eine Herstellungsanweisung ausformuliert. Darin sind wertvolle Tipps zur Herstellung wie
- geeignete Anreibemittel für Feststoffe,
- Substanzen zur pH-Korrektur,
- passende Konservierungsmittel und
- teilweise auch Rührparameter für automatische Rührsysteme zu finden.
Die vorgegebene Herstellungsanweisung kann selbstverständlich an die spezifischen Gegebenheiten der Apotheke angepasst werden.
Gut zu wissen: Pharmazeutischer Sachverstand weiterhin nötig
Alle in Laborprogrammen angezeigten Daten dienen als Hilfestellung zur Beurteilung einer Rezeptur. Die abschließende Entscheidung, ob eine Rezeptur plausibel ist und welche Methode zur Herstellung am besten geeignet ist, liegt beim Apothekenteam. Der pharmazeutische Sachverstand ist selbstverständlich weiterhin entscheidend.
Rezeptur-Dokumentation: Wie gelingt die Umstellung von Papier auf digital?
Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Laborprogrammen, die eine digitale Dokumentation bei der Rezepturherstellung anbieten. Zunächst muss in der Apotheke die passende Lösung gefunden werden.
Idealerweise wird über einen bestimmten Zeitraum eine Demoversion eines Programms getestet. Dabei sollten alle Mitarbeitenden aus dem Rezeptur-Team die Möglichkeit haben, das Programm auszuprobieren. Gemeinsam sollte dann entschieden werden, welches digitale Programm zur Dokumentation am besten zur Apotheke passt.
Wechsel von handschriftlicher auf digitale Dokumentation benötigt Zeit
Wird von der handschriftlichen Dokumentation zur digitalen gewechselt, ist zunächst ein gewisser Arbeitsaufwand nötig. Am Anfang müssen alle Dokumente, die für eine Rezeptur benötigt werden, in das Programm eingetragen werden.
Alle Individualrezepturen sollten dabei zunächst einer aktuellen Plausibilitätsprüfung unterzogen werden. So ist sichergestellt, dass sich alle dokumentierten Vorschriften auf dem neusten Stand befinden.
Digitale Rezeptur-Dokumentation: Zeitersparnis und nachhaltig
Ist der Anfang allerdings erstmal gemacht und kennen sich alle Team-Mitglieder mit dem Programm aus, so überwiegen rasch die Vorteile.
Bei wiederkehrenden Rezepturanforderungen reduziert sich der Aufwand zur Dokumentation auf ein Minimum und ist deutlich schneller als eine Dokumentation mit Papier und Stift. Nicht zuletzt ist neben der Zeitersparnis die papierlose Dokumentation auch aus Umweltschutzgründen vorteilhaft. Quellen:
- https://www.govi.de/rezepturdoku-komplettversion
- https://www.deutsche-apotheker-zeitung.de/daz-az/2018/daz-17-2018/per-express-durch-die-rezepturdokumentation
- https://www.diepta.de/news/system-umstellen-digitale-dokumentation-in-der-rezeptur