Urteil des Bundesarbeitsgerichts: Gehaltsabrechnung nur digital – ist das erlaubt?
Viele Betriebe stellen ihren Angestellten die Gehaltsabrechnung mittlerweile nur noch digital zur Verfügung. Manche Arbeitnehmer bestehen jedoch auf eine Abrechnung in Papierform. Was ist zulässig? Mit dieser Frage hat sich kürzlich das Bundesarbeitsgericht (BAG) beschäftigt.
Gehaltsabrechnung zählt als zugangsbedürftige Erklärung
Geklagt hatte eine Mitarbeiterin im Einzelhandel. Ihr Arbeitgeber stellt laut Konzernbetriebsvereinbarung seit geraumer Zeit alle Personaldokumente – insbesondere Entgeltabrechnungen – nur noch in einem digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung. Dort können die Beschäftigten die Dokumente über einen passwortgeschützten Online-Zugang abrufen.
Sofern die Angestellten keine Möglichkeit haben, auf die digitalen Dokumente zuzugreifen, muss der Arbeitgeber ihnen ermöglichen, die Dokumente im Betrieb einzusehen und auszudrucken. Die Mitarbeiterin bestand dennoch darauf, ihre Abrechnung weiter in Papierform zu erhalten.
Dieser Fall landete zunächst vor dem zuständigen Landesarbeitsgericht (LAG)Landesarbeitsgericht Niedersachsen; Urteil vom 16.01.2024: 9 Sa 575/23 , das der Klage stattgegeben hatte. Nach Auffassung des Gerichts ist die Abrechnung allein durch das Zurverfügungstellen in einem Online-Postfach nicht ordnungsgemäß erteilt. Es handele sich nämlich um eine zugangsbedürftige Erklärung.
Ein digitales Mitarbeiterpostfach sei nur unter bestimmten Voraussetzungen als Empfangsvorrichtung geeignet, die aber im konkreten Fall nicht erfüllt waren.
Elektronische Gehaltsabrechnung reicht aus
Der Arbeitgeber legte beim BAG Revision ein – mit Erfolg. Nach Auffassung des BAG erfüllt ein Arbeitgeber die Pflicht, Abrechnungen in Textform zur Verfügung zu stellen, indem er sie in ein digitales Postfach ablegt.
Der Anspruch eines Arbeitnehmers auf Abrechnung seines Entgelts sei eine sogenannte Holschuld. Der Arbeitgeber kann diese erfüllen, ohne dabei für den Zugang der Abrechnung beim Arbeitnehmer verantwortlich zu sein, heißt es in einer Mitteilung des Gerichts.
Es genüge, die Abrechnung elektronisch zur Verfügung zu stellen. Allerdings müssen Betriebe dafür sorgen, dass Angestellte ohne privaten Online-Zugang auf ihre Abrechnungen im Betrieb zugreifen können.
Das BAG verwies die Sache nun an das Landesarbeitsgericht zurückBundesarbeitsgericht, Urteil vom 28. Januar 2025 – 9 AZR 48/24 . Eine abschließende Entscheidung konnte das BAG nicht treffen, weil bisher nicht geklärt ist, ob die Einführung und der Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen. Das muss das LAG jetzt nachholen.